投稿日:

【人事異動・転勤】実際に使われた！メール挨拶の文例

臆病者のおっくんです。失敗と挫折だらけの人生ですが、実際の経験によって得た知識を同じような悩みを抱える読者の皆さまと共有したいと思います。

 

今回はサラリーマン生活に関係する内容です。

 

サラリーマンをしていると突然人事異動・転勤の内示を受ける可能性があると思います。異動発令のほんの1か月前に内示ということも珍しくありません。1か月という限られた時間で一体何をしたら良いのか、それはまさにサバイバル。

 

これまで転居を伴う異動1回、海外赴任1回の経験があるおっくんが、周囲の人に感謝するとともに迷惑を掛けずにスマートに異動するために押さえておきたいマナー・お作法をご紹介します。

 

前回は、異動の内示を受けてから実際に異動するまでの流れについて説明しましたが、今回は異動するに当たってのメール挨拶の文例をご覧に入れたいと思います。

↓前回の記事はこちら

【人事異動・転勤】動揺してる暇はない！内示を受けたらやること

 

１．決まりはあるの？異動挨拶メールの出し方

異動挨拶メールの出し方に特別な決まりがあるわけではありません。

以下の視点で文章の大枠を決めてから書き始めると良いでしょう。

 

①　カチッと系　or　フランク系

②　国内異動　or　海外赴任

③　発信日は異動前最終日　or　異動後初日

 

要するに、異動の挨拶メールはこの組合せなわけです。

 

２．誰に送るの？異動挨拶メール

異動前最終日に発信するメールの想定宛先は、以下のとおりです。

①　これまでお世話になったけれども今後あまり業務上の接点がないであろう方々

⇒異動前の所属でお世話になった方々、昔の恩師・恩人等

そして、異動後初日に発信するメールの想定宛先は以下のとおりです。

②　異動前の所属の上司、既知の間柄の今後お世話になる方々

 

 

 

３．目上の人、役員にも送ってOK？

目上の人や役員の方々に異動メールを突然送ると、受け手としては唐突感があり、失礼な印象を抱いてしまうかもしれません。

理想的には、メールを送る前に直接挨拶をした方が良いと思います。

ただし、そんな機会がない、でもメールを送りたいという場合は一工夫しましょう。

具体的には、メールの内容に異動の挨拶としての性質だけではなく新しい連絡先の通知の意味合いも持たせるのです。

こうすると、連絡先は口頭で伝えるのは難しいからメールで発信せざるを得なかったというある種の正当化ができるわけです。

以下、実際の文例を見ていきましょう。

 

４．実際に使われた！異動挨拶メール文例

実際の文例を2パターンご紹介します。

ちなみに、この文例は実際におっくんが異動時に実際に使った内容や周囲の方々が使っていた内容を少しアレンジしたものです。

（１）パターン①

フランク系/海外赴任/発信日は異動前最終日

件名：出向のご挨拶（連絡先の変更）

本文：

皆様

 

この度私は○/○付にて＜国名・会社名＞へ出向することとなり、

本日が渡航前の最終出勤日となります。

＜現所属名＞に在籍した約○年間（○/○月～○/○月）、

公私に渡り格別のご厚情を賜り誠にありがとうございました。

 

出向先＜会社名＞では、＜組織名＞という部門に所属し、＜担当業務名＞

関係の課題解決に取り組んでまいります。

出向中の連絡先は以下のとおりです。

 

【連絡先】

メール：

携帯：（時差：対日本時間○○時間）

 

今後も変わらぬご指導、ご鞭撻を賜りたくよろしくお願い申し上げます。

 

＜現所属名＞・おっくん

⇒件名に「連絡先の変更」と入れることで目上の方にもメール送信することを正当化しました。

⇒拝啓・敬具といった硬い表現は使用していません。

⇒対日本時間での時差を記載しておくと受け手が連絡を取りやすいと思います。

 

（２）パターン②

カチッと系/国内異動/異動後初日

件名：異動のご挨拶（連絡先の変更）

本文：

お世話になった皆様方へ

 

拝啓　時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

 

さて、私儀この度○月○日付をもちまして、＜異動先名＞勤務を

命ぜられ、過日着任致しました。

 

＜異動元名＞在任中は、皆様より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

 

○年間の＜異動元名＞在任中、＜異動元業務名＞を中心に業務に従事し、

様々な経験をさせていただきましたことは、ひとえに皆様のご指導

ご支援の賜物と、改めて厚く御礼を申し上げる次第です。

 

新任地となる＜異動先名＞では、当社事業の中心の一つである○○

事業に携わります。

決意も新たに精進して参りますので益々の

ご指導・ご鞭撻を賜りたく、よろしくお願い申し上げます。

今後の連絡先は以下のとおりとなります。

 

【連絡先】

組織名：

メール：

電話：

 

末筆ながら、皆様のご健勝とご多幸をお祈り申し上げ、略儀ながら書中を

もって御礼方々ご挨拶申し上げます。

 

敬具

○年○月吉日

＜新所属名＞・おっくん

⇒件名に「連絡先の変更」と入れることで目上の方にもメール送信することを正当化しました。

⇒拝啓・敬具を使ったカチッとしたスタイルです。

 

 

異動の前後は精神的にも体力的にも本当に大変だと思います。

読者の皆さまが無事にこれを乗り切ることを願っています！

投稿日:

【人事異動・転勤】動揺してる暇はない！内示を受けたらやること

転勤

臆病者のおっくんです。失敗と挫折だらけの人生ですが、実際の経験によって得た知識を同じような悩みを抱える読者の皆さまと共有したいと思います。

 

今回はサラリーマン生活に関係する内容です。

 

サラリーマンをしていると突然人事異動・転勤の内示を受ける可能性があると思います。

異動発令のほんの1か月前に内示ということも珍しくありません。

1か月という限られた時間で一体何をしたら良いのか、それはまさにサバイバル。

 

これまで転居を伴う異動1回、海外赴任1回の経験があるおっくんが、周囲の人に感謝するとともに迷惑を掛けずにスマートに異動するために押さえておきたいマナー・お作法をご紹介します。

 

１．異動の流れとは？

 

人事異動の流れは、

①　～1か月前：内示

↓

②　準備期間：転居の支度、送別会（スピーチ）、お礼の品準備

↓

③　異動前最終出勤：挨拶回り、スピーチ、挨拶メール発信、お礼の品手交

↓

④　異動後：スピーチ、挨拶回り、歓迎会

です。

これから、各ステップにおける注意事項をご紹介します。

 

２．落ち着いて受け止めよう！異動の内示

内示は、各企業内の運営にもよりますが、海外赴任・出向の場合は約3か月前、転居を伴う国内での異動・転勤の場合には約1か月前に行われる場合が多いようです。

多くの場合は何の前触れもなく突然会議室に呼ばれ・・

というパターンだと思いますが、決して取り乱して失態をさらすことのないようにしましょう。

↓NG行動

・今後の手続きは？などと細かい質問をする

⇒手続きは後から人事担当者が説明してくれます。

 

・異動の経緯は？などと答えにくい質問をする

⇒異動の理由は、①会社の制度で決まっている定期異動、②キャリアアップのため、③異動先に欠員が出たため、④扱いづらい存在だったため、と限られています。しかも、仮に質問して管理職側が答えてくれたとしても、内実はともかくデモチベートをさけるために上記②の「キャリアアップのため」としか言ってくれないと思われます。要は聞くだけ無駄な質問で相手を困らせるだけなので大人しくしておきましょう。

 

・恨み節を言う

⇒たとえそれが望まない異動であったとしても、今後またどこかで上司部下の関係になるかも分からない人に対して恨み節を言うようなことは控えましょう。

 

・内示を受けたことを周囲に漏らす

⇒内示を受けたことを周囲に漏らすのは迷惑になり得ます（トレードの相手側がまだ異動について知らされていないなど）ので注意が必要です。

 

３．想像以上にしんどい！準備期間

異動の準備期間はとてもしんどいです。

仕事の引継ぎ・整理、引越しの準備、送別会、お世話になった人へのお礼の品探し、これらを限られた時間の中できちんと実行していく必要があります。

楽をできることは楽をして、無事に乗り切りましょう。

（１）完璧は無理！仕事の引継ぎ・整理

仕事はそもそも1年のサイクルの中で時期によってやることが異なる場合が多いと思います。

それを仮に1か月の引継ぎ期間があったとして、全て引き継ぎ相手に伝えることは不可能だと思います。

また、良くできた業務マニュアルを作ったとしても、後任者は実際にそれを経験しないことには完全には習得できないものです。

つまり、仕事の引継ぎ・整理に満点はあり得ないと思ってください。

逆に最低限押さえておきたいポイントは以下のとおりです。

↓仕事の引継ぎ・整理のポイント

・年間の全体スケジュールをまとめた資料を作る

⇒後任者にとっては先が読めないことが一番の不安ですので解消してあげましょう。

 

・資料のありかを明確にしておく

⇒膨大な資料の中身を網羅的に説明するのは不可能なので、せめてありかだけは明確にしておきましょう。

 

・「異動後も遠慮なく何でも聞いて」と声を掛ける

⇒この一言で多少引き継ぎがイマイチでも許してもらえるでしょう（笑）ただしそれは上記2点を実行した上での話です。

 

（２）とにかく詰め込もう！引越しの準備

引越しについては、会社の指示をきちんと聞けば問題ないはずです。

引越し先で荷物を取り出しやすいようにしようという気持ちは分かりますが、とにかく引越し当日までに荷物を箱や袋に詰め込んでしまえば最低限OKです。

（３）スピーチはユーモア→シリアスの順！送別会

転居の準備で忙しいのに送別会は容赦なくやってきます。

お誘いを断るのは今後の関係もあるので難しいでしょうから、アルコール分解を助けるドリンク剤や胃腸薬を飲むようにしましょう。

また、スピーチをする場面もあるでしょうから、準備をしておきましょう。

周りの人に気持ちよく送り出してもらうために以下の点に注意しましょう。

↓送別会スピーチの注意点

・恨み節、自慢は避ける

⇒聞き手を不快な気持ちにして、自分がスッキリするのは良くありません。

 

・（色々複雑な胸中でも）感謝の気持ちを前面に出す

⇒辛いことも良い経験で自分を成長させてくれたという風に語ることができれば、聞き手は「この人はすごい、もっと応援したい」と思ってくれます。

 

・ユーモア→シリアスの順に話す

⇒この順番を間違えると、せっかく一生懸命伝えた内容が最後に「あれ？冗談だったの？」となってしまいます。

 

（４）キーワードは「ほどほど」！お礼の品探し

お世話になった人に渡すお礼の品探しが必要です。

組織の規模にも寄るとは思いますが、基本的には所属する課の人たちに用意すると良いでしょう。

あまり値が張るものや取扱いに困るものは避けた方が良いので、個包装されたクッキー、ケーキ等の焼き菓子を用意すると良いでしょう。

 

４．最後まで忙しい！異動前最終出勤日

できれば異動前最終出勤日までには仕事は大方片付けておき、挨拶回りに十分に時間を掛けられるようにしておきましょう。

（１）挨拶回り

人生は不思議なもので本当にいつまたどこで誰に再会するか分かりません。

もうこの人と会うのも最後だと思って雑な対応をせず、お世話になった人たちに感謝の気持ちを伝えて回りましょう。

（２）スピーチ

昼礼や定時後にスピーチを求められると思います。

感謝の気持ちと今後の抱負を伝えましょう。

注意点は送別会の項目で書いたとおりですが、最終出勤日のスピーチでは必ずしもユーモアはNGというわけではありませんが、必要というわけでもありません。

笑いを取る自信があればその要素を盛り込むと良いと思います。

繰り返しになりますが、その場合でも順番はユーモア→シリアスです。

（３）挨拶メール発信

お世話になった人及び今後もお世話になる人に、新所属先と連絡先、そして感謝の気持ちを伝えるためのメールを発信しましょう。

これが終わったらパソコンを閉じましょう。

（４）お礼の品の手交

帰宅前の最後のステップですが、所属職場の一人一人に感謝の気持ちを伝えて回りましょう。

事前に配ることを決めていた人たちには焼き菓子を添えて挨拶しましょう。

 

５．最初が肝心！異動後

（１）スピーチ・挨拶回り

朝礼や昼礼時にスピーチを求められることがあると思います。

それとは別に挨拶回りをすることになるでしょう。

自分を大きく見せようとしたり、自分を知ってもらおうと思い過ぎず、端的に終わらせましょう。

人柄は仕事ぶりが語ってくれます。

また、本当に関わりが深い人とは歓迎会で話をする機会が別途設けられているケースが多いのではないでしょうか。

（２）歓迎会

新しい生活の立上げで忙しいのに歓迎会は容赦なくやってきます。

お誘いを断るのは送別会にも増して難しいでしょうから、アルコール分解を助けるドリンク剤や胃腸薬を飲み、何とか健康を維持しましょう。

スピーチを求められると思いますので準備しておきましょう。

自分を知ってもらう機会と思って上手く活用すると良いと思います。

最初か最後かその両方に感謝の気持ちを伝えるのを忘れずに。

 

異動の前後は精神的にも体力的にも本当に大変だと思います。

読者の皆さまが無事にこれを乗り切ることを願っています！